PENDELEGASIAN TUGAS

”Pusing rasanya memikirkan begitu banyak pekerjaan yang harus aku lakukan”. Ini adalah kata-kata yang sering kita dengar dari seorang pimpinan organisasi atau seorang manajer perusahaan karena merasa ia harus melakukan semua pekerjaan. Banyak pimpinan organisasi atau manajer perusahaan yang sering kali harus menangani hal-hal kecil yang semestinya dapat ia delegasikan pada anak buah atau karyawan yang ia pimpin. Tetapi banyak terjadi, pimpinan atau manajer memiliki ketidakpercayaan atas ”kinerja” anak buah atau karyawan yang ia pimpin untuk ”mewakili” melaksanakan pekerjaan yang harus dilakukan oleh seorang pimpinan atau manajer. Sebagai akibatnya, pimpinan atau manajer tersebut seakan-akan tidak memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan pekerjaan yang seharusnya dapat didelegasikan.

APAKAH DELEGASI ITU?
Delegasi bukanlah menyerahkan tugas yang memang telah menjadi tanggung jawab seseorang. Delegasi adalah menyerahkan sebagian dari tugas Anda kepada orang lain. Jika Anda adalah pemimpin atau manajer, maka bidang tugas dan tanggung jawab pasti sangat melebihi kapasitas Anda untuk dapat mengerjakan semuanya sendiri. Sebagian dari tugas dan tanggung jawab Anda harus diserahkan.

Jika Anda adalah pimpinan di organisasi, anda mungkin memiliki tanggung jawab untuk mengawasi dan mengatur aspek tertentu dalam organisasi. Anda tidak dapat mendelegasikan tanggung jawab kesuksesan organisasi pada orang lain. Namun, Anda bisa
mendelegasikan tugas rutin Anda demi kepentingan organisasi.

MENGAPA BANYAK ORANG BINGUNG MENGENAI DELEGASI?
Kebingungan biasanya timbul antara apa yang didelegasikan dan apa yang memang bagian dari pekerjaan (job description) karena tidak adanya alur kepemimpinan yang jelas. Mungkin tidak ada bagan organisasi, atau tujuan tahunan/jangka panjang yang dinyatakan dengan jelas. Mungkin juga kebingungan itu muncul karena pimpinan tidak mengerti bagaimana mendelegasikan.

Langkah-langkah penyerahan tugas dan tanggung jawab yang sukses.
1. Putuskan apa yang harus dilakukan. Pikirkan seberapa banyak tanggung jawab yang ingin Anda serahkan. Dengan kata lain, tentukan dengan jelas tugas-tugasnya -- kalau perlu, tulis di kertas.
2. Pilih orang terbaik. Pemilihan tersebut ditentukan oleh tenggat waktu kapan pekerjaan itu harus selesai, dan siapa saja yang siap untuk diserahi tugas. Jika tugas yang akan Anda serahkan adalah tugas yang penting dan perlu segera diselesaikan, lebih baik Anda memilih orang yang sekiranya paling mampu untuk melakukannya. Sebaliknya, jika tugas itu tidak terlalu berisiko jika gagal dilakukan, Anda bisa memanfaatkannya sebagai kesempatan untuk melatih seseorang.
3. Jelaskan tugasnya dengan jelas. Pastikan bahwa orang yang Anda serahi tugas itu benar-benar mengerti apa yang harus ia lakukan. Kadang penting juga untuk mengatakan kepadanya mengapa ia dipilih untuk melakukan tugas itu. Hal itu dilakukan agar ia mengerti pentingnya tugas itu bagi dirinya sendiri dan organisasi.
4. Buatlah tingkat kewenangan. Mungkin timbul lebih banyak kebingungan mengenai hal ini dibandingkan aspek-aspek lain dalam pendelegasian. Ada beberapa tingkat delegasi:
- Lakukan dan jangan laporkan hasilnya;
- Lakukan dan segera laporkan hasilnya;
- Lakukan dan laporkan hasilnya secara rutin;
- Selidiki dan buatlah rekomendasi, saya yang akan memutuskan.
5. Antisipasi masalah. Pastikan orang yang nantinya akan bekerja dengan orang yang Anda delegasi, mengerti benar tugas dan tanggung jawab orang tersebut. Katakan padanya tentang orang yang akan bekerja dengannya. Beritahukan mengenai pengalaman masa lalu saat melakukan tugas yang sama dan kesulitan yang mungkin pernah Anda alami. Pastikan ia tahu bagaimana menghubungi Anda saat memerlukan bantuan.
6. Buat jadwal pemeriksaan. Tentukan waktu untuk membandingkan catatan dan memeriksa perkembangan tugas itu. Pastikan ia tahu jenis laporan seperti apa yang Anda inginkan atau apakah Anda akan menidaklanjutinya secara informal atau formal.
7. Mengevaluasi hasil. Baik Anda dan orang yang Anda serahi tugas dapat belajar banyak dari tugas tersebut. Jika tugas itu berbeda dengan tugas rutin, mungkin Anda dapat memberikan apresiasi khusus. Jika hasilnya tidak sesuai dengan yang Anda harapkan, Anda harus menganalisa di mana letak kendalanya.

KAPAN PENDELEGASIAN DILAKUKAN ?
Sering orang bertanya, kapan sebuah pekerjaan dapat aku delegasikan ?. Pekerjaan yang dapat didelegasikan pada anak buah atau karyawan adalah pekerjaan-pekerjaan yang bersifat teknis dan bukan pekerjaan yang bersifat kebijakan (atau pekerjaan yang memerlukan sebuah keputusan yang akan berpengaruh pada pencapaian visi dan misi organsasi/perusahaan). Hal-hal lain yang harus Anda delegasikan adalah tugas-tugas yang memang tidak bisa anda kerjakan karena minimnya waktu anda.

Jangan delegasikan tugas yang memang hanya anda sendiri yang menguasainya. Hal itu hanya akan berujung pada sebuah kegagalan. Jangan serahkan tugas hanya karena ingin menghindari tanggung jawab. Jika itu dilakukan, imbasnya tidak akan menyenangkan.


BAGAIMANA MEMULAINYA
Jika Anda merasa bahwa anda kurang baik dalam menyerahkan tugas dan ingin menjadi lebih baik dalam hal tersebut, mulailah dengan membuat daftar berisi seluruh tugas yang anda yakin bisa diserahkan.

Kemudian, analisa orang-orang yang mungkin bisa Anda serahi tugas. Tulis dengan jelas tentang apa harus dilakukan orang tersebut. Hubungi orang yang anda pilih untuk diserahi tugas demi mengetahui apakah ia bersedia dan mampu melakukan tugas tersebut. Buat daftar tugas yang anda serahkan dan tetapkan kapan anda akan memeriksanya, baik secara formal dan informal. Secara pribadi, buatlah catatan/grafik pelaksanaan delegasi tugas. Catatan itu akan membantu Anda untuk memilih orang-orang yang melakukan tugas dengan baik dan yang tidak baik.

SEBERAPA PENTING PERLUNYA PENDELEGASIAN
Memberikan sebagian tugas kepada anak buah atau karyawan adalah memberikan kesempatan kepada mereka untuk bertumbuh. Adalah suatu hal yang cukup sulit untuk memberikan kepuasan karyawan (employee satisfaction) dibanding dengan memberikan kepuasan kepada pelanggan (customer satisfaction). Hal ini disebabkan karena anak buah atau karyawan adalah bagian internal dari proses organisasi yang setiap hari kita lakukan. Salah satu aspek yang berpengaruh pada kepuasan bagi karyawan yang akan mempengaruhi pada kinerja organisasi atau perusahaan adalah adanya keterjaminan bagi anak buah atau karyawan untuk dapat mengembangkan kapasitas atau kompotensi pribadinya. Dengan berkembangnya kapasitas dan kompetensi pribadi akan berpengaruh positif terhadap pengembangan organisasi atau perusahaan.